文件櫃整理說明：瑏栱厝俥辦公室文件櫃整理共涉及9個文件櫃，癌症資訊網其中檔案櫃8個，雜物櫃一個。分別編號為01至09號文件櫃。為方便稱呼和查詢，已用黑色記號筆在文件櫃的左上方標註了文件櫃編號。
文件櫃整理原則生意買賣：
1、按年度和活動內容排列順序和保管期限，同一活動事件的文件相對集中，並以文件形成時間先後，並兼顧文件的重要程度等因素進行排列。
2、文件櫃內的文件夾及文件盒的裝訂應遵循：原件在前，複件在後；正文在前，複件在後；定稿（最終修訂稿）在前，歷次修改稿在後；社聯下發文件在前，社團上交文件在後。
3、關於文件盒進行必要的編號，按一個年度一個流水號原則寫。採用中文4位數編號，如0102，前兩位01代表文件櫃的編號，後兩位是文件的紅酒課程實際編號，若01號文件櫃有8個文件，從0101到0108進行編號，02號文件櫃繼續上次的編號，如0209即代表02號文件櫃的第一個文件盒。
4、裝盒可根據需要選擇檔盒的厚度，並在盒脊設置項目中填寫年度、盒號，分屬大類等必備項。有必要的話可製作一個簡單的文件說明表或文檔形式的小紙片按揭貸款服務，放在盒內文件的最後，既不妨礙查詢，又有助於了解文件盒的具體內容，如無必要，則略去這一步驟。
5、原則上，文件櫃內部的物品文件取出應由當日辦公室值班人員操作，使用完畢放回原處。如有變動，在工作交接本上做好記錄，方便次日值班人員了解情況。辦公室成員務必盡量熟悉文件櫃內的物品放置。禁止私人性質帶出或毀壞文件櫃內相關資料。
具體整理方案
1、按大類區分文件櫃的使用性質：按大類區分文件櫃的使用性質：
01號文件櫃為社聯內部文件及其歷史資料等與社團聯合會相關的文件檔案；
02號文件櫃主要是有關學生社團的寫字樓清潔註冊、註銷、活動計劃、申請、總結等社團相關方面的資料；03號文件櫃內容明確，主要放置學生社團財務狀況、社團年度工作總結以及下學期工作計劃。
03號文件櫃資料的特徵是比較大型的年度的計劃總結等，文件一般都比較集中，重疊成一定的厚度進行歸檔；
04號文件櫃為督導部專用，主要放置社團評優、A類活動申請，脫毛 lumenis社團調研以及督導部內部的相關資料Filing Cabinet；

05號文件櫃分為兩部分，主要內容是各種表格性質的文件以及經常使用的備份文件。左半部分放置已經填寫或使用的表格和文件，大部分是有一定歷史的，幾乎不再使用的資料，只作為參考備份；右半部分放置的是空白的表格和已經使用的辦公室日常的公章使用簿，值班記錄表，物品借出本等（即辦公室辦公桌上以及懸掛的經常使用的表格）；
06號文件櫃放置各種活動、會議可能使用的工具以及其他物品;
07號文件櫃放置各社團的成立資料（文件夾形式），從AG，HN(已按字母順尋排列好)；
08號文件夾承接07號文件夾的材料，是從0-T，UZ的社團成立資料，這兩個文件櫃的內容不予變動Shipping Agent。
09號文件櫃是雜物櫃，主要放置各種使用價值較小的、基本上不會使用的物品西安旅遊。分上下兩格，上格放置紙質或塑料的陳舊文件或文件夾，下格放置一些已經損壞或基本不再使用的陳舊物品，以及護髮閒散書籍讀物。

Posted by: ucenico at 03:48 AM | No Comments | Add Comment
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